Hvad er en proces, og hvad er formålet med at dokumentere den?

En proces er en række af handlinger eller trin, der udføres for at opnå et givent mål. Din hverdag er i høj grad styret af både bevidste og ubevidste processer. For eksempel har de fleste børnefamilier en proces om morgenen, der indeholder en række handlinger, fra at stå op, til børnene er kommet i tøjet og er spændt fast i bilen. Denne type processer eller rutiner skaber forudsigelighed, tryghed og i nogen omfang også effektivitet. Jo flere opgaver der ligger som indarbejdede processer, des mindre energi, i form af mentale ressourcer, skal der bruges på at løse de givne opgaver. Forestil dig, hvor meget energi du skulle bruge på din morgenrutine, hvis det var helt nyt hver dag!

En virksomheds beskrevne processer har samme formål, dog er der to væsentlige ekstra faktorer, der inkluderes. Der er flere, der skal kunne udføre samme opgave parallelt eller uafhængig, af hinanden, med samme produktresultat, samt at der er en kunde med en given forventning til ensartet leverance.

Så formålet ved at dokumentere en proces er blandt andet

• Skabe forudsigelighed og tryghed
• Sikre en ensartet fremgangsmåde og dermed opnå ensartede resultater og kvalitet
• Reducere energiforbruget, i form af mentale ressourcer, til løsning af en given opgave
• Øge effektiviteten og reducere spild  

Hvorfor skal man optimere sine processer?

En optimal proces kan lidt sammenlignes med en nyanlagt vej med autoværn, skiltning og tydelige striber, hvor alle kender regler og kan begå sig. Vejens udforming og udstyr sikrre et ensartet forløb og kvalitetsniveau af det leverede produkt. Over tid opstår der situationer og hindringer på vejen, der indebærer at der findes alternative løsninger for at nå i mål. Dette kan være af nød for at kunne levere en given ordre under nogle givne forhold, hvorfor det også kan give god mening en enkelt gang. Disse forhold vil der over tid være mange af, hvilket gør, at autoværn på nogle områder vil være demonteret, striberne slidt væk og snørklede parallelveje opstået. 

Procesoptimering genbesøger proces og produkt for at se, om genopretning af den oprindelige vej er tilstrækkelig, eller om der grundet nye forhold for eksempel er behov for at etablere en ny supporterende parallelvej, et lyskryds og så videre. Når arbejdet er afsluttet, vil der være et nyt vejnet med tilpasset skiltning, striber og autoværn, ligesom funktioner som vejkameraer, “din hastighed” – skiltning og trafiktællingssystemer på relevante strækninger er etableret. Dette vil gøre, at alle let kan aflæse regler og begå sig, ligesom det under kørsel kan ses, om der er afvigelser som hastigheder, ulykker mv., der gør det nødvendigt at tilpasse sig til de nye forhold. Ydermere vil de opsamlede data gøre det muligt at tilpasse processen lang hurtigere, når ændringer i forhold kræver det.

Gevinster ved procesoptimering

Der er en langt række både direkte og indirekte gevinster ved at arbejde med procesoptimering, nogle af de vigtigste er vist her

• Reduktion af spild (LEANs 7 spildtyper)
• Øget effektivitet, reduceret gennemløbstid og højere output pr. omkostningskrone
• Forbedret kvalitet og færre fejl
• Stabil og troværdig levering
• Højere kundetilfredshed og færre klager
• Klare og veldefinerede processer
• Mindre stress og højere medarbejdertrivsel
• Øget gennemsigtighed og sporbarhed i processer

Er procesoptimering svært?

Procesoptimering findes i alle sværhedsgrader, fra ganske simple ændringer til en grundlæggende turnaround, hvor en lang række processer er involveret. Proces-Konsulenten har stor erfaring med hele spektret.

Kompetencer

For de simple ændringer kræves der primært forståelse af den givne proces samt sund fornuft, for de lidt tungere opgaver er LEAN-værktøjskassen rigtigt god, og når vi taler om de tunge opgaver som for eksempel turnarounds, kræver det hurtigt en større værktøjskasse, der for eksempel indeholder Six Sigma, forandringsledelse, coaching med mere.

Når du vælger et samarbejde med mig, vil du får adgang til mere end 20 års hands-on erfaring med procesoptimering og turn-arounds, og en stor værktøjskasse, der blandt andet indeholder:

• HD-SCM (Erhvervsøkonomisk/handelsvidenskabelig diplomuddannelse)
• Projektlederuddannelse (IMPA C-niveau, dog ikke certificeret)
• CBB Six Sigma (Certificeret Black Belt i filosofien – videnskabelig optimeringsmetodik)
• Master i Lean (Lean/Toyota Production System – optimeringsmetodik i øjenhøjde)
• Certificeret coach
• Certificeret facilitator (international certificering under facilitators)
• En lang række kurser mv. inden for emnet ledelse og forandringsledelse   

Projektforløb

Når beslutningen om et procesoptimeringsforløb eller en turnaround er truffet, er der en række beslutninger, der skal tages, ligesom der bør udarbejdes en rimelig detaljeret tidsplan. Når Proces-Konsulenten er ansvarlig for en given procesoptimeringsopgave, vil der normalt som minimum indgå følgende 5 elementer i projektforløbet.

1. På opstarts mødet, aftales den overordnede opgaven og strategi. 
2. Der skal sammensættes et team med tydelig ansvarsfordeling, ligesom der skal udarbejdes en tidsplan med en detaljeringsgrad, der afspejler scope og mål. 
3. Scope og mål skal defineres, og tidsplanen skal tilrettes i forhold til det aftalte scope og de definerede mål. Der kortlægges nødvendige aktiviteter med klare mål og tidsplaner
4. Der vil løbende være gate eller opfølgningsmøder, der sikrer den aftalte fremdrift, samt at eventuelle korrigeringer bliver indarbejdet så hurtigt som muligt.
5. Ændringerne trænes og implementeres, hvorefter den tilpassede proces leveres tilbage til procesejer