Efter at have arbejdet mange år med optimering af produktioner og produktionsledelse, har jeg oplevet, at der er en håndfuld parametre, der gang på gang viser sig, at være væsentlige faktorer, både for at opnå succes med sine procesoptimeringer og ikke mindst muligheden for at skabe en robust og stabil produktion.
Det parameter jeg vil behandle i denne artikel, er fravær samt hvilken betydning fravær.
Sygefravær er per definition et ømtåleligt område, ligesom håndtering af fravær, af flere ledere ligestilles med den ”svære samtale”, hvilket måske også er årsagen til, at området ofte kun bliver vendt på KPI møderne, uden efterfølgende handling og aktiv opfølgning.
Fraværsstatistikken er meget mere end blot en måling af fravær, det er også en fantastisk løbende måling af medarbejdernes trivsel. For selv om statistikken i udgangspunktet er sæson tung, med for eksempel influenza udbrud fra december til marts efterfulgt af snue i foråret, er den også meget responssiv på ændringer i arbejdsmiljøet og den generelle medarbejdertrivsel. Hvis forhold på arbejdspladsen ændres og ændringen opfattes negativt af medarbejderne, vil det påvirke medarbejdernes trivsel negativt og det vil i nogle tilfælde også påvirke medarbejdernes fravær.
Derfor har håndtering af fravær også et enormt potentiale, ikke kun for virksomhederne, men også for den enkelte medarbejdere.
Reglerne foreskriver at der skal afholdes en sygesamtale indenfor de første 4 uger fra første sygedag, ligesom medarbejderen kan bede om en fastholdelsesplan efter 8 ugers sygdom. Men der er reelt ingen konsekvenser ved ikke at overholde disse regler, ligesom begge er mere reaktive end proaktive og kræver længere sammenhængende fraværsperioder.
Mange overenskomster åbner også mulighed for at bede om tro og love erklæring fra anden sygedag – men den syntes jeg skaber mere mistillid end den er problem løsende.
Jeg har som leder arbejdet meget med sygefravær og har med udgangspunkt i tillid og aftaler med den enkelte medarbejder, opnået store reduktioner i sygefraværet.
Hvad har jeg gjort?
Implementering af ”Bradford Faktor”
Bradford faktor tager den driftsmæssige påvirkning med, i fraværs betragtningen. For driftsmæssigt forstyrre hyppige korte fravær langt mere end enkelte men længere fraværs perioder.
Formel: Antal fraværsperioder2 x dage (løbende 12 måneder)
Eks. Hvis en medarbejder har en sygedag om måneden i 12 måneder, vil der være 12 fraværsperioder af en dag, hvilket vil give en Bradford faktor på 12 x 12 x 12 = 1.728. Til sammenligning vil den traditionelle fraværs statistik kun vise et fravær på ca. 5% (12/220), hvilket er relativt højt, men ikke alarmerende. Hvis de 12 dage i stedet er fordelt på 3 fraværsperioder, vil faktoren være 3 x 3 x 12 = 108 men fraværsprocenten vil ikke ændres.
Jeg brugte Bradford meget individuelt, men havde en uformel snak med alle, der kom over 75, hvor vi talte om fravær generelt samt om der var noget, vi som arbejdsgiver kunne gøre for at hjælpe.
Hvis de mange korte fraværsperioder fortsatte, blev der taget en opfølgende samtale, ligesom det blev vurderet, om der skulle udarbejdes handleplan, hvor det blev aftalt med medarbejderen, hvad der skulle opnås indenfor en fastsat tidsramme.
Generelt tog mine medarbejder godt imod denne model, specielt efter den var afmystificeret og organisationen havde fundet ud af, at det ikke var farligt men en dialog og hjælp.
Fokus på trivsel og arbejdsmiljø
Gik som leder i front for arbejdsmiljø og trivsel. I forhold til arbejdsmiljø arbejdet, var det naturlige forum arbejdsmiljøorganisationen, hvor trivsel jo også er en naturlig del af. Dog valgte jeg at oprette en medarbejdergruppe der i samarbejde med mig arbejdede med trivsel. Medarbejderne til denne gruppe, blev bevidst valgt bland de mere stille medarbejdere, så de også blev hørt.
Opnåede resultater
Med et struktureret arbejde omkring fravær, kan man opnå gode resultater. Blot ved at implementere ovenstående, blev sygefraværet i første kvartal efter COVID, reduceret med ca 40% sammenlignet med samme periode før COVID.
Men betyder det noget, fraværet var jo ikke højt. Men ovenstående gav ca 1 medarbejder mere på arbejde om dagen, med samme arbejdsstyrke – så i mine øjne giver det god mening, for slet ikke at tale om den gevinst medarbejderplejen også giver.
Håber denne artikel kan give lidt inspiration til arbejdet med fravær.