KPI er en forkortelse, der er kendt, på alle organisatoriske niveauer og bruges i næsten alle virksomheder. Men der er enorm stor forskel på, hvordan KPI’er benyttes, samt ikke mindst hvor stor værdi KPI’erne skaber, for den enkelte virksomhed.
Proces-Konsulenten har stor erfaring med aktivt brug af KPI’er til forbedring af bundlinjen. Generelt er de fleste virksomheder rigtigt gode til at efterspørge forklaringer på negative afvigelser. Der er ofte tale om subjektive forklaringer, der kan svare på ledelsens spørgsmål, på den korte bane, men ikke nødvendigvis kan dokumenteres med data efterfølgende.
Her stopper mange virksomheder, men det reelle værdiskabende i brugen af KPI’er, skabes faktisk først i næste step. Der skal stilles de kritiske spørgsmål, der får KPI ejer til at reflektere over, hvad der skal til, for at vende et stagnerende KPI eller et KPI med negativudvikling til et KPI med en positiv udvikling. Den aktive refleksion, resultere i en action list, der efterfølgende skal ledes og implementeres og dermed skabe den positive udvikling på KPI’et.
Proces-Konsulenten tilbyder et abonnement (ugentlig eller månedlig), hvor KPI’erne gennemgås med de KPI ansvarlige.
Fokus på disse møder vil være at kortlægge aktiviteter, der kan forbedre de givne KPI’er.
Grundlæggende om KPI’er
Definitionen på KPI’er:
En eller flere målbar værdi(er), der beskriver hvor effektiv en virksomhed er til at indfri en eller flere forretningskritiske målsætning(er)
En KPI er ikke et virksomhedsmål i sig selv, det er en måling på en faktor, der enten direkte eller indirekte påvirker evnen til at opnå de fastsatte virksomhedsmål. Det lyder meget banalt, men er reelt et både vigtig og centralt fakta at have i tankerne, når man ønsker at skabe et KPI setup, der lever i – og skaber værdi for organisation.
KPI setuppet der skaber værdi i hele organisationen
Der er et par faldgruber, man bør have med i overvejelserne når et KPI setup bliver udarbejdet, for citatet ”What gets measured, gets managed” er ikke den fulde sandhed.
Virksomhedsmål er ikke klart defineret, kendt og forstået
Hvis virksomhedens mål ikke er klart defineret, er det svært at opnå en sikker fælles forståelse for målene og dermed bliver det også sværere at formidle målene ned i organisationen. Det er et krav i f.eks. ISO9001, at virksomhedsmålene er klare og velkommunikerede.
Organisationen ved ikke hvordan de kan påvirke KPI’erne
En af forudsætningerne for at opnå succes med KPI-styring er, at KPI’erne er vedkomne for de medarbejdergrupper der bliver mål på dem. Derfor vil det i mange tilfælde også give mening, at der arbejdes med KPI hierarkier, hvor overordnede KPI’er nedbrydes til operationelle KPI’er, som er vedkommende, for den givne afdeling og det givne organisatoriske niveau. Det vil i praksis betyde, at der udarbejdes et KPI-Cockpit til hvert enkelt område.
Proces-Konsulenten har stor erfaring både med at sikre KPI forståelse og ejerskab,
samt opbygning af KPI setuppet med underlæggende KPI-Cockpits.